In Wevelgem worden verenigingen op verschillende manieren begeleid door de ambtenaren bij het uitwerken van activiteiten. Het kan zijn dat vrijwilligers de activiteiten bijna helemaal zelf trekken. Dat is bijv. het geval bij de Open Monumentendag.
De ondersteuning van de ambtenaar is dan puur logistiek. Hij zorgt voor de administratieve opvolging, zoals de verzekeringen en de aanvragen. Maar al de rest, het effectief organiseren, alles ter plaatse zetten, de tentoonstelling opbouwen en dergelijke zit bij de vrijwilligers zelf.
Bij andere activiteiten is de inbreng van de gemeente dan weer groter. Dan staat de ambtenaar samen met de vrijwilligers in voor de volledige organisatie.
Het voorbeeld van Wevelgem is niet uniek. De manier waarop verenigingen concreet begeleid worden, kan sterk variëren. Anders gesteld: het gemeentelijk engagement hoeft dus niet altijd heel groot te zijn. Dat begeleiding per definitie tijdsintensief is, is een vooroordeel dat dringend de wereld uit moet.
Voor welke vorm van begeleiding je ook kiest: vergeet geen duidelijke afspraken te maken over wie wat precies doet, zodat er geen misverstanden ontstaan.